如何设计软件培训,第1部分:除了“训练”,什么都做

真的需要软件培训吗?“我如何为新软件设计良好的培训?”帮助屏幕之间的平衡是什么?工作辅助工具,和培训吗?”

这是我们的首要问题想法收集器,所以我们开始吧。

这是第1部分,我说,“除了训练,什么都试。”我们会讲到需求分析,工作辅助工具,帮助屏幕,以及让软件更容易使用的激进想法。

后来,我将发布第2部分。在这部分,我们将看看如何设计实践活动时,一切,但培训的方法是不够的。

1.用一个可衡量的目标来证明你的工作是合理的

操作映射首先要确定组织将如何从项目中受益。这个目标证明了“训练”的存在。(还有你的工作)。

这里有一个模板:
动作映射目标模板

为了确定新软件的衡量标准,你可能会问,“我们为什么要买这个软件?”它将解决什么问题?我们怎么知道它有效呢?”

例如,如果组织正在安装新的客户关系管理器,为什么?潜在的新客户是否从缝隙中溜走了?如果是这样,也许你的目标是:

到[日期]时,新客户的销售额将增加5%,因为所有销售代表都正确地使用NewCRM来识别新的潜在客户并与其建立关系。

如果您的涉众拒绝承诺业务性能目标,您可以尝试一种较弱但仍然有用的类型。例如,你可以测量新软件对生产力的压力。例如,如果新软件已经到位并造成混乱,你可以试着减少呼叫服务台的次数。

如果你怀疑这种目标的有效性,想象另一种选择。一个极为常用的“目标”IS“所有销售代表将在[日期]之前接受新CRM的培训。”这样说,“我们不在乎培训是否真的有效。我们只计算出勤。现在给我们钱。

更多关于设定目标的信息,看到的:

2.问,“他们用软件做什么?”

列出人们将使用该软件完成的最常见任务。还要考虑什么会使每个任务变得困难。

例如,如何在软件中完成任务是否显而易见?人们在时间限制下工作吗?

这个流程图帮助你考虑所有的角度。

更多信息,参见“中的讨论”技术培训:他们需要做什么?

3.怀疑地看待培训

许多人认为每一个新系统都必须经过正规的培训。但这总是必要的吗?

“新”不代表“需要培训”

仅仅因为软件是新的并不意味着人们需要接受培训。培训的必要性取决于很多事情,如:

  • 这个软件和他们现在使用的有什么不同?
  • 用户的技术水平如何?
  • 软件用来完成的任务有多复杂?
  • 如果有人在使用软件时出错,后果有多可怕?
  • 软件界面有多笨拙?
  • 软件内置了多少帮助?

“很难用“不代表“需要培训”

如果软件笨拙,其帮助系统不起作用,这并不意味着你必须发展训练。这意味着软件应该更容易使用。

研发人员经常会惊讶地发现,他们可以要求更改软件——但他们必须提出要求。不要以为改变什么都太迟了。

如果软件来自第三方,让它更容易使用将有助于他们的销售。如果软件是内部开发的,没有理由拒绝让它变得更容易。笨拙的软件会损害性能。

列出减少培训需求的变更清单。截屏并在上面涂鸦。编写缺少的帮助介绍。指出步骤太多的地方。

"他们不会改变的"不代表“需要培训”

如果软件难以使用,并且开发人员拒绝了您所要求的更改,但这并不意味着正式的培训是你唯一的希望。一些工作辅助工具怎么样?

4。尝试一些工作辅助工具

工作援助是一种给你足够信息的参考资料。它可以是一张纸,内网上的一页,一个简短的操作视频,一个帮助屏幕,或其他东西。

我们可以用摩尔笨拙的过于简单化的弯刀将软件工作辅助工具分为两组。

类型1:基于任务的工作帮助

这些是方便的指南,可以快速告诉您如何使用该软件完成作业任务。一些例子:

  • 知识库中的一篇短文向您展示了如何在会计软件中记录部分退款。
  • 一个简短的视频向您展示了如何为您的营销电子邮件创建一个模板。
  • 内置的帮助系统突出显示了在CRM中升级客户投诉所需的命令。
  • 一个广泛的,结构化文档帮助您安装WordPress,作为戴夫·弗格森解构在他的网站上有关于工作帮助的信息。

这些都是艾滋病帮助你完成任务。它们不是无处不在的菜单或所有命令的字母表。

类型2:代码和命令引用

如果用户需要输入代码或非直观的命令,在快速参考中对最常见的进行分组。如上所述,试着根据命令实现的功能对它们进行分组。不要只是按字母顺序列出。一些例子:

让人们选择他们需要多少信息

不要强迫每个人都知道你工作中的信息。让专家跳过前面,让新手深入阅读。这里有一个例子戴夫•弗格森(Dave Ferguson)提出了一项旨在满足这两类人的就业援助计划。

帮助筛选还是工作帮助?

通常的做法是使用帮助屏幕快速概述如何完成一个小任务。对于更长的任务或更详细的信息,帮助屏幕可以包含一个视频链接,知识库文章中,或其他参考。

人们应该能够同时使用软件和查看参考资料。例如,打开到侧边的引用要比在与软件相同的窗口中打开并阻塞它的引用有用得多。

更多关于就业援助的信息,请咨询真正的就业援助专家,看到工作帮助和绩效支持作者:Allison Rossett和Lisa Schafer。

5.在设计培训前测试你的工作辅助工具

在未来用户的样本上测试工作辅助工具,并根据需要对其进行调整。

如果仅仅是工作上的帮助就能让人们加快速度,把它们放回野外。告诉每个人他们在哪里,让那些错过备忘录的人很容易找到它们,并提供一个快速的反馈机制,以便用户可以告诉你如何改进他们。

让艾滋病暂时发挥作用,然后检查你目标中的测量值。它改善了吗?同时,管理人员报告了软件的更好使用吗?求助台的电话数量减少了吗?如果是这样,你可能做完了。你可以用罗伯特,布林克霍夫的方法来确定成功案例研究法

在第2部分中,如果你认为正式的培训是必要的,我们会看看你会考虑些什么。


听我咆哮

即将举行的讲座及采访

关于教学设计的播客3月7日,在线:加入关于动作映射的讨论,bepaly体育靠谱bepaly足彩情节,谁知道还有什么TLDCast。美国东部时间上午11点/格林尼治时间下午4点。

5月16日至18日,奥克兰,新西兰:我将在Nzatd会议以及许多有趣的同事。在非正式的会后会议上,我们将讨论忍者的思维技巧,这将帮助我们理解和改变我们客户的思维方式,并使我们脱离正常的角色。

听录音

面试:家库克最近问了我一些很好的问题。我大谈教学设计学位课程,指出间隔学习不仅对学习者有利,对培训师也有利,除了涵盖一些操作映射概念之外。

面试: Connie Malamed也提出了关于动作映射和教学设计世界现状的好问题她的播客。我们考虑了教学设计师是否应该负责“解决所有工作场所的问题,”分支场景的优势,bepaly足彩bepaly体育靠谱提供独立活动的多种方式,当动作映射不合适时。

网络研讨会与生动的聊天当前位置最近,我和许多博客读者讨论了在一个充满聊天的网络研讨会上激励学习者的三种方法。查看记录并尝试一些示例活动

评论

  1. 谢谢你对我的就业援助的例子,凯茜。

    人们有时认为工作辅助工具很有用,比如餐巾纸或者零食机的不错选择。软件供应商将向您保证,“我们有很多用户指南。”然后你发现“如何登录”《指南》长达15页,写得好像读者从未见过电脑一样。

    当你专注于人们需要做的事情时,然后你可以问他们是否需要记住X来完成任何事情。“记住”是一个好词,比“学习”更可怕,也更明显。没有人需要记住安装WordPress的步骤。

    • 摩根卡特 说:

      真的,说得好!我将尝试改变"learn"“背诵”当你试着把注意力集中在人们需要做的事情上的时候。

    • “他们需要记住X才能完成[任何]工作吗?”

      谢谢你这么做。这是我要用的。

  2. 我们已经遵循你的方法好几年了,我们设计的云解决方案与您所宣扬的内容相匹配:http://www.screensteps.com/

    软件培训是艰难的。我们咨询过的很多人给我展示了150张幻灯片,这些幻灯片贯穿了Salesforce的历史,为什么要购买Salesforce,等。我回顾的很多工作帮助都是非常长的,有很多背景/注意事项。做对是一种很好的平衡。

  3. 达纳·舒斯特 说:

    谢谢你凯蒂!你总是有创造性和有趣的方式来看待一切!
    一如既往的有用提示和灵感。

  4. 很抱歉,我不同意这个有效的目标:到【日期】为止,新客户的销售额将增长5%,因为所有销售代表都正确地使用了NewCRM来识别新客户并与他们建立关系。

    基本上,你的意思是‘到[日期]为止,新客户的销售额将增长5%’——这就是你所衡量的。

    所以我们的想法是:我们有这个干预/培训|对新客户的销售增加了5% |,因此增加是由于干预/培训。不幸的是,相关性并不意味着因果关系。

    假设有人来决定开始使用贸易关税,或者汇率有变化,价格上涨,或者其他原因。你可以得到:

    我们有这个干预/培训|对新客户的销售下降了5% |,因此下降是由于培训。

    为了证明因果关系,结果和原因之间需要有直接的联系。

    在这种情况下,bepaly体育靠谱新的领先优势正在悄悄溜走——这种衡量方式将是IMHO更准确的起点。

    因此,这可能是涉众拒绝致力于这种业务性能目标的原因之一。

    我很欣赏这是一种想象的情况,你说"你已经用过的方法"但如果它不是一个真正的衡量指标,那么,任何结果都可能具有误导性。

    • 安迪,培训的重点是让销售人员使用新的CRM来做X。它们做X的结果是,有希望地,销售额的增加。没有人认为这些业务性能的变化是在完全真空中发生的。

      正如我在书中解释的,人们常说这个目标会“有助于”无论什么增加。我还解释说,它可以帮助有更多的“接近”诸如新导线的数量等指标。

      然而,为了能够证明他们的存在,他们至少需要尝试将他们所做的与企业的成功联系起来。

      • 凯西,如果“培训的目的是让销售人员使用新的CRM来做X”,这就是你想要达到的目标,这就是你的目标——你能测量的。一个可能的结果,也可能不会,增加销售额,但这是不可测量的。如上所述,相关性并不意味着因果关系。

        你提到的其他措施,我称之为目标,是可以衡量的。目标融入目标。

  5. 帕梅拉Micznik 说:

    培训:变更管理的一部分

    如果软件是为业务流程设计的,例如Salesforce Automation,的支持,人力资源流程,项目管理,等。软件应配置为强制执行流程,然后培训应涉及使用和新流程。帮助用户理解新软件如何支持将帮助他们和他们的组织工作的新流程。

    新软件可能会遇到很多阻力。对于业务流程软件,通常,如果每个人都不在同一个页面上,关于如何以及为什么使用它,你不会得到用户的认可,不管新应用程序有多棒,新软件的商业原因将无法实现。

    做得正确,推出软件培训是变更管理策略的一部分,这种策略本质上是处理必须学习新东西的情感部分。而且,主持人应该总是有“停车场”对于课堂上不能回答的问题以及对软件或配置的改进建议。

  6. 这是一个很好的帖子,凯茜。在过去的几年里,我经历了很多这样的对话,这篇文章将帮助我让这些对话变得更有意义。

  7. 我们什么时候训练?在软件实现之前?前多久?在他们用了一段时间之后?

    你有什么想法?

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