如何设计软件培训,第一部分:做除“火车”以外的任何事情

是否确实需要软件培训?“如何为新软件设计良好的培训?帮助屏幕之间的平衡是什么?工作辅助工具,还有培训?”

这是我们的首要问题观念收集者,请所以我们开始吧。

这里是第1部分,我说,“除了训练,什么都可以尝试。”我们将涵盖需求分析,工作辅助工具,帮助屏幕,以及让软件更容易使用的激进想法。

后来,我会出版的第2部分.在那一部分,我们将研究如何设计实践活动,以应对除了培训方法以外的所有东西都不够的情况。

1。用可测量的目标证明你的工作是正当的

动作映射首先确定组织将如何从项目中获益。这个目标证明了“训练”的存在。(还有你的工作)。

这是一个模板:
动作映射目标模板

为了确定新软件的衡量标准,你可能会问,“我们为什么要买这个软件?它能解决什么问题?我们怎么知道它起作用了?”

例如,如果组织正在安装新的客户关系经理,为什么?潜在的新客户是否正从裂缝中溜走?如果是这样,也许你的目标是:

到[日期]时,新客户的销售额将增加5%,因为所有销售代表都正确地使用NewCRM来识别新的潜在客户并与其建立关系。

如果您的利益相关者拒绝承诺实现业务绩效目标,您可以尝试一个较弱但仍然有用的类型。例如,你可以测量新软件对生产力的压力。例如,如果新软件已经到位并造成混乱,您可以尝试减少呼叫服务台的次数。

如果你怀疑这种目标的有效性,想象一下替代方案。太常见的“目标”IS“所有销售代表将在[日期]之前接受新CRM的培训。”这说,“我们不在乎培训是否有效。我们只是来参加。现在给我们钱。”

关于设定目标的更多信息,见:

2。问,“他们用软件做什么?”

列出人们将使用软件完成的最常见任务。还要考虑什么会使每个任务变得困难。

例如,如何在软件中完成任务是否显而易见?人们是否在时间限制下工作?

这个流程图帮助你考虑所有的角度。

更多信息,参见“中的讨论”技术培训:他们需要做什么?

三。怀疑地看待培训

许多人认为每一个新系统都必须经过正规的培训。但这总是必要的吗?

“新”不代表“需要培训”

仅仅因为这个软件是新的并不意味着人们需要在它上面接受培训。培训的必要性取决于很多事情,例如:

  • 软件与他们现在使用的有什么不同?
  • 用户的技术水平如何?
  • 软件用来完成的任务有多复杂?
  • 如果有人在使用软件时出错,结果会有多可怕?
  • 软件界面有多笨拙?
  • 软件内置了多少帮助?

“难以使用”不代表“需要培训”

如果软件笨拙,其帮助系统不起作用,这并不意味着你必须发展训练。这意味着软件应该更容易使用。

L&D员工经常惊讶地发现,他们可以请求对软件进行更改,但他们必须提出请求。不要以为改变任何事情都为时已晚。

如果软件来自第三方,让它更容易使用将有助于他们的销售。如果软件是在内部开发的,拒绝让事情变得容易是没有理由的。笨拙的软件会损害性能。

列出减少培训需求的变更清单。截图并在上面乱写。编写缺少的帮助Blurbs。指出哪里步骤太多。

“他们不会改变的”不代表“需要培训”

如果软件很难使用,并且开发人员拒绝了您请求的更改,但这并不意味着正式培训是你唯一的希望。一些工作辅助工具怎么样?

4。尝试一些工作辅助工具

工作帮助是给你足够信息的参考。它可以是一张纸,内网上的一页,一个简短的操作视频,帮助屏幕,或者别的什么。

我们可以用摩尔笨拙的过于简单化的弯刀将软件工作辅助工具分为两组。

类型1:基于任务的工作帮助

这些是方便的指南,可以快速告诉您如何使用软件完成工作任务。一些例子:

  • 知识库中的一篇短文向您展示了如何在会计软件中记录部分退款。
  • 一个快速视频向您展示了如何为营销电子邮件创建模板。
  • 内置的帮助系统突出显示了在CRM中升级客户投诉所需的命令。
  • 广泛的,结构化文档帮助您安装WordPress,作为戴夫·弗格森解构在他便利的网站上找到工作辅助工具。

这些都是艾滋病帮助您完成任务.它们不是无处不在的菜单或所有命令的字母表。

类型2:代码和命令引用

如果用户需要输入代码或非直观命令,在快速参考中对最常见的进行分组。如上,试着根据命令的效果对它们进行分组。不要只是按字母顺序列出。一些例子:

让人们选择他们需要多少信息

不要强迫每个人在你的工作帮助信息。让专家跳过前面,让新手深入阅读。下面是一个例子来自戴夫·弗格森的一份旨在满足两组人的工作援助。

帮助屏幕还是工作帮助?

通常的做法是使用帮助屏幕快速概述如何完成一个小任务。对于更长的任务或更详细的信息,“帮助”屏幕可能包含指向视频的链接,知识库文章,或其他参考。

人们应该能够同时使用软件和查看参考资料。例如,打开到侧面的引用比在与软件相同的窗口中打开并阻止它的引用更有用。

更多关于来自真正的工作援助专家的工作援助,看见工作帮助和绩效支持Allison Rossett和Lisa Schafer。

5.在设计培训前测试你的工作辅助工具

在未来用户的样本上测试你的工作辅助工具,并根据需要进行调整。

如果单单是工作辅助工具就能让人们跟上进度,把它们放生到野外。告诉每个人他们在哪里,让那些错过备忘录的人很容易找到它们,并提供一个快速的反馈机制,以便用户告诉您如何改进它们。

让工作辅助工具做他们的事情一段时间,然后检查你目标中的测量值。它改进了吗?也,管理者是否报告更好地使用软件?服务台的电话号码有没有减少?如果是这样,你可能完了。你可以用罗伯特·布林克霍夫的成功案例法.

在第2部分中,如果您认为有必要进行正式培训,我们将讨论您可能会考虑的问题。


听我咆哮

即将举行的会谈和采访

教学设计播客3月7日,在线:加入关于动作映射的讨论,bepaly体育靠谱bepaly足彩情节,谁知道还有什么TLD广播.美国东部时间上午11点/格林威治标准时间下午4点。

五月16日至18日,奥克兰新西兰:我将在Nzatd会议以及许多有趣的同事。在非正式的会后会议上,我们将讨论忍者的思维技巧,这将帮助我们理解和改变我们客户的思维方式,并使我们脱离正常的角色。

听录音

采访以下内容:家库克最近问了我一些很好的问题.我对教学设计学位课程有些吹毛求疵,并指出间隔学习不仅对学习者有好处,而且对培训者也有好处。除了涵盖一些动作映射概念。

采访:ConnieMalamed还询问了有关行动图和教学设计世界的良好问题。她的播客.我们考虑了教学设计师是否应该负责“解决所有工作场所的问题”。分支场景的优势,bepaly足彩bepaly体育靠谱提供独立活动的多种方式,当动作映射不合适时。

网络研讨会,轻松聊天:我和许多博客读者最近在一个充满聊天的网络研讨会上讨论了三种激励学习者的方法。查看录制并尝试一些示例活动.

评论

  1. 谢谢你对我的工作援助实例的友好评价,凯西。

    人们有时认为工作辅助工具是好东西,像餐巾布或零食机的好选择。软件供应商将向您保证,“我们有很多用户指南。”然后你发现“如何登录”指南有十五页长,写得好像读者从未见过电脑似的。

    当你专注于人们需要做的事情时,然后你可以问他们是否需要记住x才能完成[任何]工作。“记住”这是一个好词——比“学习”更沉闷、更明显。没有人需要记住安装WordPress的步骤。

    • 摩根卡特 说:

      真的,这是一个很好的观点!我要尝试改变“学习”“背诵”当试图提出一个理由,集中在人们需要做的事情上时。

    • 本丁蒂娜 说:

      “他们需要记住X才能完成[任何]工作吗?”

      谢谢你。这是我要用的东西。

  2. 我们已经遵循你的方法好几年了,我们设计的云解决方案与您所宣扬的内容相匹配:http://www.screensteps.com/

    软件培训很难。我们咨询过的很多人给我展示了150张幻灯片,这些幻灯片贯穿了Salesforce的历史,为什么要购买Salesforce,等。我回顾的很多工作帮助都是非常长的,有很多背景/注意事项。把它弄好是一个很好的平衡。

  3. 达纳·舒斯特 说:

    谢谢你,凯茜!你总是有创造性和有趣的方式看待一切!
    一如既往的有用提示和灵感。

  4. 很抱歉,我不得不不同意这是一个有效的目标:到[日期]为止,新客户的销售额将增加5%,因为所有销售代表都正确地使用NewCRM来识别新的潜在客户并与他们建立关系。

    基本上,你的意思是“到[日期]新客户的销售额将增加5%”——这就是你要衡量的。

    因此,我们的想法是:我们的干预/培训对新客户的销售额增加了5%因此增加是由于干预/培训。不幸的是,相关性并不意味着因果关系。

    假设有人来决定开始使用贸易关税,或者汇率有变化,价格上涨,或者其他原因。你最终可能会得到:

    我们对新客户的干预/培训销售额减少了5%,因此减少的原因是培训。

    为了显示因果关系,结果和原因之间需要有直接的联系。

    在这种情况下,bepaly体育靠谱新的销售线索正在下滑——这种衡量方式将是一个更准确的开始IMHO的地方。

    因此,这可能是利益相关者拒绝承诺这种业务绩效目标的原因之一。

    我很感激这是一个假想的情况,并声明“您已经使用的度量值”,但如果它不是一个真正的度量/指标,那么,任何结果都可能产生误导。

    • 安迪,培训的重点是让销售人员使用新的CRM来做X。他们做x的结果是,有希望地,销售额的增加。没有人认为这些对业务绩效的改变是在一个完美的真空中发生的。

      正如我在书中解释的那样,人们常说目标会“有助于”任何增加。我还解释说,它可以帮助有更多的“接近”新潜在客户数量等指标。

      然而,为了让L&D能够证明他们的存在,他们至少需要尝试将他们所做的与企业的成功联系起来。

      • 凯西,如果“培训的重点是让销售人员使用新的CRM来做X”,这就是你想要达到的目标,这就是你的目标——你能测量的。可能的结果是,或者可能不会,增加销售额,但这是不可测量的。如上所述,相关性并不意味着因果关系。

        你提到的其他措施是我称之为目标的,这是可以衡量的。目标融入目标。

  5. 帕梅拉·米兹尼克 说:

    培训:变更管理的一部分

    如果软件是为业务流程设计的,例如Salesforce Automation,支持,人力资源流程,项目管理,等。软件应配置为强制执行流程,然后培训应涉及使用和新流程。帮助用户了解新软件如何支持新流程,这些流程将帮助他们及其组织完成工作。

    对新软件可能会有很多阻力。对于业务流程软件,经常,如果每个人都不在同一个页面上,关于如何以及为什么使用它,你不会得到用户的认可,不管新的应用程序有多棒,新软件的商业原因将无法实现。

    做得正确,推出软件培训是变革管理战略的一部分,它本质上处理必须学习新事物的情感部分。而且,协导员应始终拥有“停车场”对于课堂上无法回答的问题和改进软件或配置的建议。

  6. 本丁蒂娜 说:

    这是一个很好的职位,凯西。在过去的几年中,我对这段对话进行了许多不同的修改,本文将帮助我使这段对话更有意义。

  7. 我们什么时候训练?在软件实现之前?多久以前?什么时候用过?

    你有什么想法!?

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你可以控制他们的思想!

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